Zorganizuj idealną konferencję

Właśnie stoisz przed ogromnym wyzwaniem, ale jednocześnie i przed duża szansą rozwoju? Chcesz dać z siebie 100% i pokazać, że potrafisz zrobić wszystko najlepiej, jak tylko jest to możliwe? Z całą pewnością organizacja konferencji nie należy do zadań łatwych, ale jeśli bardzo pragniemy, jak najbardziej może się to udać. Grunt to wszechstronność, odporność na stres, praca pod presją czasu i dobra organizacja. Jeśli to wszystko w sobie masz, z całą pewnością zorganizowanie eventu nie będzie stanowiło absolutnie żadnego problemu. Jesteśmy przekonani o tym, że dobry plan jest w stanie zdziałać cuda i to bez względu na to, czy chcemy zorganizować imprezę małego kalibru, czy też duże międzynarodowe przedsięwzięcie. W każdym przypadku podstawą jest to, aby odpowiednio do wszystkiego podejść, stosownie wszystko zaplanować i działać według koncepcji, jaką się stworzyło. Jeśli tak będzie, to z całą pewnością wszystko będzie zakończone szczęśliwym finałem.

W organizowaniu konferencji ważne są trzy podstawowe etapy, o których każdy powinien pamiętać, jeśli chce, by wyglądała ona tak, jak się tego chce. O jakich etapach mowa?

• poziom strategiczny – zadajemy sobie pytanie – po co nam ta konferencja?

Wiadomo, iż konferencję zwołuje się w określonym celu. Oczywiście każda ma inny temat, w każdej biorą udział inni goście, każda porusza zupełnie inne kwestie. Jeśli w grę wchodzi organizacja konferencji, my jako organizatorzy musimy zadać sobie pytanie – po co ona jest organizowana i jaki jest jej cel? W ten sposób wiemy do czego dążymy i jakie jest nasze główne założenie. Jeśli chcemy zacząć coś planować, musimy stworzyć w naszej głowie plan – jak ma ona wyglądać, kogo chcemy na nią zaprosić, gdzie ma być ona zorganizowana, jacy podwykonawcy będą nam potrzebni przy jej tworzeniu. Konferencja może mieć formę szkoleń, prezentacji produktów, poprawy relacji między pracownikami, omówienia sukcesu danej firmy, czy po prostu spotkania z klientami. Każda jest inna, ale celem konferencji jest zazwyczaj: edukacja, motywacja, jak również i integracja i w tym właśnie obrębie się działa i w tej kwestii właśnie ją tworzy. Dana konferencja może być związana jednocześnie z wszystkimi trzema elementami, a może i ona dotyczyć zaledwie jednego z nich.

• poziom taktyczny – czyli zwrot z inwestycji kontra zachwyt i zadziwienie

Z całą pewnością każdy, komu organizacja konferencji nie jest obca wie, czym są słowa ROI i WOW, prawda? Pierwsze to skrót pochodzący z języka angielskiego i oznacza on zwrot z inwestycji. Drugi z kolei to wykrzyknik, jakiego używamy często, określający zachwyt i zadziwienie. Przy tworzeniu więc konferencji należy zadbać oczywiście o tą wartość merytoryczną, a więc najważniejszą część, która obraca się w kierunku całego spotkania, ale jednocześnie i zatroszczyć się o to, aby zadziwić gości małymi efektami wow, które sprawią, że dana konferencja zostanie na długo w głowach gości zapamiętana.

• poziom operacyjny – czyli działamy krok po kroku

Jeśli już wszystko mamy zaplanowane, powstała koncepcja, stworzony został odpowiedni plan, wówczas należy przystąpić do realizacji zadania, tak, aby finał zaskoczył absolutnie każdego, również i nas samych. Jako organizator, musimy przypilnować każdy, najmniejszy nawet element, mimo że zatrudniamy podwykonawców do określonych prac. To my musimy zawsze powiedzieć ostatnie słowo, wszystko dokładnie sprawdzić i oczywiście zaakceptować. Jeśli organizacja konferencji ma być w pełni udana, jest to rzecz najważniejsza, bez której tak naprawdę nic się nie uda. Jeśli zatrudniamy na przykład ekipę, która ma zająć się kwestią nagłośnienia i multimediów, to mimo iż ona zna się na tym najlepiej, naszym zadaniem jest sprawdzić wszystko i zobaczyć, czy zostało to wykonane zgodnie z naszymi oczekiwaniami, potrzebami i wymaganiami.

Analiza konferencji

A kiedy już taka organizacja konferencji zostanie zakończona, kiedy już niczego nie zmienimy, następuje część główna – a więc jej pełna odsłona. I to, czy ona się uda czy też nie, uzależnione jest od naprawdę bardzo wielu czynników. Kiedy jednak się skończy, wówczas bardzo ważnym elementem jest to, aby wszystko bardzo dokładnie przeanalizować. Można krok po kroku i punkt po punkcie zobaczyć, co wyszło, a co nie, co się udało, a co nie.

Podsumowanie

Przy organizacji konferencji bardzo istotne jest odpowiednie podejście do tematu samej realizacji takiego przedsięwzięcia. Należy więc najpierw stworzyć strategię, zastanowić się, jakie są potrzeby uczestników takiego spotkania, określić cele, jakie chcemy zrealizować zorganizowaniem właśnie takiego przedsięwzięcia. Kolejnym krokiem jest zaplanowanie już samego spotkania, tworząc odpowiedni do tego plan. Jeśli to wszystko jest, można przystąpić do pracy, tak, aby organizacja konferencji zakończyła się tak, jak tylko tego chcemy. realizujemy po kolei każdy punkt, zwracamy uwagę na najmniejsze nawet detale i szczegóły. A kiedy już wszystko zostanie dopięte na ostatni guzik, sprawdzamy jeszcze raz całość. Po zakończonej z kolei konferencji analizujemy wszystko, tak, aby w razie ewentualnych błędów, nie popełniać ich drugi raz przy kolejnym przedsięwzięciu.