Jak wybrać dobre oprogramowanie księgowe

Jak wybrać dobre oprogramowanie księgowe

Oprogramowanie księgowe oferuje wiele funkcji i narzędzi, które mogą pomóc w zarządzaniu finansami. Powinno zaspokajać potrzeby naszej firmy i ułatwiać wykonywanie rutynowych zadań księgowych. Dzięki niemu możemy też uzyskać pełny obraz naszej firmy.

Powinniśmy zwrócić uwagę na łatwość użycia i oszczędność czasu.

Podstawowe elementy

Podstawowe cechy rachunkowości. Zdecydowana większość małych firm może bez problemu korzystać z oprogramowania księgowego, oferującego podstawowe funkcje. Do takich podstawowych funkcji możemy na pewno zaliczyć fakturowanie, śledzenie dochodów i wydatków, generowanie raportów finansowych i zarządzanie klientami. Jeśli jednak oferujemy większą liczbę towarów lub usług, potrzebujemy bardziej złożonego oprogramowania. Powinno śledzić nasze zasoby reklamowe, zarządzać dostawcami i pomagać przy zamawianiu zakupów. Jeśli nasza firma ma charakter usługowy, oprogramowanie może ułatwić śledzenie czasu i fakturowanie rozliczanych godzin.

Automatyczne funkcje oszczędzające czas. Czasami oprogramowanie księgowe można skonfigurować. Wtedy będzie automatycznie wysyłać powtarzające się faktury i wcześniejsze powiadomienia. Pozwala na oszczędność czasu dzięki fakturowaniu i rozliczaniu należności. Inne oprogramowanie oferują oszczędność czasu, sugerując dopasowania transakcji. Możemy przekształcić dokumenty na faktury za pomocą zaledwie kilku kliknięciom. Jeśli prowadzimy firmę sprzedażową, poszukajmy specjalistycznego systemu. Może ono zmieniać kolejność produktów, automatycznie tworząc zamówienia zakupu, jeśli wystąpią braki magazynowe.

Pomoc w rozliczeniach podatkowych. Ułatwmy sobie życie i swojemu księgowemu, dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu księgowemu. Może posiadać wiele przydatnych dodatków. Do takich ciekawych funkcji możemy zaliczyć automatyczne obliczanie podatków, wiele stawek podatkowych i przygotowywanie raportów podatkowych. Księgowy otrzyma dostęp do odpowiednich danych, znajdujących się w systemie. Będziemy mogli mu też wysłać wszystkie niezbędne dane i pliki.

Usługi dodatkowe. Warto się przyjrzeć dodatkom do oprogramowania księgowego. Przydatne może być przetwarzanie płatności i obsługa listy płac. W ten sposób łatwiej możemy akceptować płatności za faktury online i płacić pracownikom. Chociaż zwykle za takie usługi trzeba dopłacać, pamiętajmy, że ich najważniejszą zaletą jest wygoda w użyciu.

Zewnętrzne integracje. Takie oprogramowanie może znacznie ułatwić prowadzenie własnej firmy. Może być zintegrowane z innymi programami i funkcjami, z których już korzystamy. Może automatycznie udostępniać dane między poszczególnymi systemami w czasie rzeczywistym. Najczęściej można go zintegrować z systemami POS, przetwarzania płatności, zaawansowanym zarządzaniem zapasami, e-commerce, ERP, CRM, e-mail marketingiem i aplikacjami Google.

Lista pytań

Jeśli chcemy wybrać dobre oprogramowanie, powinniśmy zadać kilka pytań firmie, oferującej oprogramowanie księgowe.

  1. Czy oprogramowanie pasuje do branży, w której działamy?
  2. Czy   oferuje niestandardowe rozwiązania dopasowane do potrzeb naszej firmy?
  3. Ilu możemy dodać pracowników i klientów?
  4. W jaki sposób takie oprogramowanie może nam pomóc w przestrzeganiu prawa, przepisów podatkowych i finansowych?
  5. W jaki sposób są tworzone kopie zapasowe danych? Czy możemy odzyskać dane w razie awarii?
  6. Jakie środki bezpieczeństwa są stosowane, aby nie utracić danych, ważnych zarówno dla firmy, jak i dla klientów?
  7. Jaki jest całkowity koszt? Czy musimy się liczyć z jakimiś opłatami za instalację lub przechowywanie w chmurze?
  8. Jakie wsparcie techniczne i obsługa klienta oferuje dostawca? Na przykład, jaka jest preferowana forma kontaktu, telefon, e-mail, czat na żywo?

Dobre oprogramowanie księgowe

Możemy wybrać oprogramowanie, z którego możemy skorzystać na komputerach PC, jak i na laptopach. Poszukajmy takiego, które oferuje atrakcyjny stosunek jakości do ceny. Powinno być wyposażone w funkcje. Ma być też wygodny w użyciu.

Oprogramowanie księgowe może być oparte na chmurze. Powinno być dobrze dostosowane do większości rodzajów działalności, w tym organizacji non-profit.

Plany subskrypcji powinny być w pełni funkcjonalne. Czasami możemy znaleźć oprogramowanie, wspierające nieograniczoną liczbę użytkowników i niewiążące nas żadnymi długoterminowymi umowami. Powinniśmy dokładnie sprawdzić, czy nie ma żadnych opłat instalacyjnych, ani ukrytych kosztów.

Interfejs użytkownika ma być intuicyjny i funkcjonalny. Dodatkowo wielu dostawców oprogramowania oferuje filmy lub przewodniki. Wystarczy kliknąć, by skorzystać z samouczka.

Możemy łatwo dodawać dane, łączyć konta, tworzyć raporty i znajdować zadania i informacje, które są nam potrzebne. Pulpit nawigacyjny powinien wyświetlać kluczowe informacje za pomocą widgetów, które pokazują salda kont bankowych, należne faktury, wszystkie transakcje przelewów przychodzących i wychodzących, zaległe rachunki, pilne zadania i wiele innych.

Widżety mogą być ruchome. Wtedy będzie nam łatwiej uporządkować ekran zgodnie z własnymi upodobaniami. Możemy też kliknąć je, aby łatwo przejść do niektórych części oprogramowania.